Page 219 - CITS_CSA_TT_Hindi

कं ूटर सॉ वेयर ए ीके शन - CITS

ए ेस आपको यह िनयंि त करने की अनुमित देता है िक आपके डेटाबेस फ़ाइलों तक िकसकी प ँच है और वे उनके साथ ा कर सकते ह । आप
कई यूजस के िलए यूजर नाम बना सकते ह तािक अलग-अलग लोगों के पास अलग-अलग र की प ँच हो, जो इस बात पर िनभ र करता है िक वे
िकस यूजर नाम का उपयोग करते ह ।
यह ब त अ ा है यिद आप चाहते ह िक कु छ यूजर (जैसे बंधक) डेटा अपडेट कर , जबिक अ (जैसे एमएस ए ेस कं स ट्स ) को के वल
आव कता होने पर ही डेटा देखने और डेटा तक प ंचने की अनुमित हो।
Excel बनाम Access - डेटा िव ेषण
Excel आपको फामू ला जोड़कर और िल खत मानों पर कु छ फ़ं न िन ािदत करके बुिनयादी डेटा िव ेषण करने की अनुमित देता है।
Access म ऐसे ेिसिफक टू ह जो आपके डेटा का िव ेषण और सारांश बनाने के िलए िडज़ाइन िकए गए ह । इनम PivotTables शािमल ह , जो
आपको ऐसी तािलकाएँ बनाने की अनुमित देते ह जो िविभ तरीकों से डेटा को सारांिशत करती ह (जैसे, ित े िब ी की सं ा, आिद)। यह ब त
बिढ़या है अगर आप बड़ी मा ा म डेटा का तेज़ी से िव ेषण करना चाहते ह ।
“चूँिक Access एक ोफे शनल डेटाबेस ो ाम है, इसिलए डेटाबेस बनाने और उपयोग करने के मामले म Microsoft Excel की
क ै रजन म इसके कु छ मह पूण लाभ ह ।
5 Microsoft Access बनाम Excel का उपयोग करने के 5 कारण
ों िक Access एक पेशेवर डेटाबेस ो ाम है, इसिलए डेटाबेस बनाते और उपयोग करते समय Microsoft Excel की क ै रजन म इसके कु छ
मह पूण लाभ ह । Access बनाम Excel का उपयोग करने के पाँच कारण यहाँ िदए गए ह ।
1 यूजर सुर ा मॉडल
Access, टेबल और े री जैसे ऑ े पर ए ेस अनुमितयाँ सेट करने के िलए आव क सभी उपकरण दान करता है। सुर ा मॉडल आपको
कु छ यूजस (जैसे, बंधक) को डेटा संपािदत या अपडेट करने के अिधकार दान या अ ीकार करने की अनुमित देता है, जबिक अ यूजस (जैसे,
सलाहकार) को ितबंिधत करता है तािक उ के वल पूव -िनधा रत तरीकों से डेटा देखने की अनुमित हो।
2 डेटा सं हण मता
डेटाबेस म सं हीत िकए जा सकने वाले डेटा की मा ा के मामले म Access, Excel से बेहतर है। ऐसा इसिलए है ों िक Access को िवशेष प से
बड़ी मा ा म डेटा सं हीत करने के िलए िडज़ाइन िकया गया है, जबिक Excel ऐसा नहीं था।
3 डेटा इंटीि टी बनाए रखना
Access आपको फ़ी कार और सीमाएँ प रभािषत करने की अनुमित देता है, जो उिचत डेटा िवि को लागू करता है और यूजस को अनजाने म
फ़ी म अमा मान डालने से रोकता है।
उदाहरण के िलए, यिद आपके डेटाबेस को िकसी िविश डेटा ा प की आव कता है, तो Access फ़ी को िदनांक कार के प म प रभािषत
करके और उिचत र ज (उदाहरण के िलए, के वल मा ितिथयाँ) सेट करके इसे लागू कर सकता है। यही बात सं ा क मानों, मु ा कारों या िविश
वण वाले टे पर भी लागू होती है।
4 डेटा िव ेषण
ए ेस िविभ उपकरण दान करता है जो िवशेष प से बड़े डेटा सेट पर डेटा िव ेषण करने के िलए िडज़ाइन िकए गए ह । डेटा को कई तरीकों से
ज ी से सारांिशत करने वाली तािलकाएँ बनाने के िलए िपवट टेबल का उपयोग कर (उदाहरण के िलए, ित े िब ी की सं ा)। इस तरह, आपको
अपनी ज़ रत की जानकारी खोजने के िलए सभी डेटा को मै ुअल प से एं टर नहीं करना पड़ता है।
5 डेटा सारांिशत करना
िवजुअल बेिसक फॉर ए के शन (VBA) आपको िनयिमत प से िविश काय को िन ािदत करने के िलए कोड िलखने की अनुमित देता है। इससे
नए रकॉड जोड़कर या पुराने को हटाकर अपने डेटाबेस को अप-टू -डेट करना ब त आसान हो जाता है। VBA मता आपको अपने डेटाबेस के भीतर
तािलकाओं और फ़ी तक प ँच दान करती है, िजसका अथ है िक आप नए रकॉड इ ोट करने और अ ए के शन को डेटा ए पोट करने
जैसे काय को चािलत कर सकते ह ।
“जबिक Access डेटाबेस के प म उपयोग करने के िलए बेहतर है, Excel अभी भी सहायक हो सकता है।”

5 उदाहरण जहाँ Excel डेटाबेस उपयोगी है जबिक
Access डेटाबेस के प म उपयोग करने के िलए बेहतर है, Excel अभी भी सहायक हो सकता है। यहाँ तीन उदाहरण िदए गए ह
जहाँ Excel डेटाबेस एक अ ा िवचार हो सकता है:
1 फ़ोन बुक
यिद आपके पास एक छोटी फ़ोन बुक है, तो Microsoft Excel का उपयोग संपक िववरण सं हीत करने के िलए पया हो सकता है। हालाँिक, यिद
आपके पास एक बड़ी फ़ोन बुक है, तो आप Excel म संपक की एक ित बना सकते ह और इसे डेटाबेस म प रवित त कर सकते ह तािक जानकारी
को सॉट करना, अपडेट करना और पुन ा करना आसान हो सके । इस मामले म , आप अपने संपक बनाने और बंिधत करने के िलए Excel म मानक
काय मता का उपयोग कर सकते ह ।

207

CITS : IT&ITES - कं ूटर सॉ वेयर ए ीके शन - पाठ 63 - 77